Sygnalista w trzech aktach: wdrożenie

Dokładnie 17 grudnia 2021r., upłynie termin transpozycji unijnej dyrektywy dotyczącej ochrony osób informujących o przypadkach naruszenia prawa Unii. Z tej okazji, na tej platformie opublikowano cykl artykułów zatytułowanych: Sygnalista w trzech aktach. Teksty te przedstawiają wyzwanie, jakim jest wdrożenie kanałów zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów, na wielu płaszczyznach i z różnej perspektywy. Mają za zadanie ukazanie wielowątkowości i wielopłaszczyznowego aspektu wdrożenia postanowień dyrektywy w życie.

Dlatego też, w ramach Tryptyku, skupiono się na:

1. Pracy u podstaw – a więc przedstawieniu idei jaka przyświeca unijnym prawodawcom w kontekście ustanowienia właściwej ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości. Zaczerpnięta z pozytywizmu koncepcja pracy u podstaw, odnosi się także do procesu budowy świadomości społecznej i zmiany percepcji. Podkreśla znaczenie trójstronnej współpracy na linii: ustawodawca-pracodawca-pracownicy w obszarze zaufania do instytucji państwa i prawa, aby przepisy wprowadzone do polskiego systemu prawnego na mocy dyrektywy, znalazły odzwierciedlenie w rzeczywistości, a także, aby uniknąć pozornej transpozycji.
2. Nauce na cudzych błędach – drugi z cyklu artykułów poświęconych Sygnaliście, miał za zadanie wskazanie praktyk, działań, rozwiązań i systemowych uwarunkowań w zakresie ochrony sygnalistów, jakie wdrożone zostały w państwach Europy Zachodniej. Analiza przypadku skoncentrowana na identyfikacji, zarówno pozytywów systemów zaordynowanych w Wielkiej Brytanii, Holandii czy też Norwegii, jak i ich negatywów, zmierza do czerpania z doświadczeń innych. Umiejętności dialogu i współpracy w ramach Wspólnoty, aby ustrzec się błędów w trakcie prac nad transpozycją na krajowym podwórku.

Trzeci i jednocześnie ostatni tekst, wieńczący cykl, ma na celu omówienie praktycznych aspektów wdrażania, wskazanie metodyki, sposobu i best practice w zakresie ustanowienia systemów zgłaszania nieprawidłowości, a także właściwego zarządzania i administrowania nimi.

Nie ma zgodności bez kanałów zgłaszania nieprawidłowości

Kanały zgłaszania nieprawidłowości (ang. whistleblowing) stanowią kluczowy element każdego systemu zgodności. Brak efektywnego i transparentnego rozwiązania, zezwalającego na informowanie o sytuacjach mogących budzić wątpliwości bądź wprost niosących za sobą realne zagrożenia dla legalności organizacji, znacząco utrudnia o ile nie uniemożliwia, budowę efektywnego systemu compliance.

Jeżeli więc budowa systemu compliance, a więc zarządzania zgodnością, jest niemożliwa bez kanałów zgłaszania nieprawidłowości i ochrony osób zgłaszających, jakimi racjami, kierują się decydenci, którzy wzbraniają się przed ich ustanowieniem, a także tacy, którzy choć twierdzą, iż ów system został wdrożony poprawnie, nie otrzymują żadnych zgłoszeń. Według nich ma to świadczyć na rzecz twierdzenia, wedle którego działalność takiej organizacji jest wolna od nieprawidłowości.

W poszukiwaniu odpowiedzi na to pytanie, warto sięgnąć po wyniki ankiety przeprowadzonej i opublikowanej przez amerykański Forbes na początku br., w którym przedstawiono dziesięć najczęściej powtarzających się argumentów przeciw ustanowieniu systemów zgłaszania nieprawidłowości.

1. Nie mogę sobie pozwolić na wdrożenie wewnętrznego programu zgłaszania nieprawidłowości, jest to zbyt kosztowne.
2. Moi pracownicy będą nadużywać gorącej linii i zgłaszać nieuzasadnione i wyimaginowane problemy w miejscu pracy.
3. Mam małą, rodzinną firmę i nie potrzebuję systemu zgłaszania nieprawidłowości.
4. Prowadzę politykę otwartych drzwi; jeśli jest jakiś problem, ktoś by mi powiedział/przyszedł z tym do mnie.
5. W naszej firmie nie ma przypadków oszustw, zachowań niewłaściwych. Prowadzimy legalną działalność.
6. Moja branża jest specyficzna i system zgłaszania nieprawidłowości nie będzie miał tutaj zastosowania.
7. System zgłaszania nieprawidłowości, będzie nadużywany przez nieefektywnych pracowników celem uzyskania ochrony przed ewaluacją ich pracy.
8. Systemy zgłaszania nieprawidłowości wytworzą negatywną kulturę organizacyjną.
9. Systemy zgłaszania nieprawidłowości, a w szczególności linia telefoniczna, będzie prowadzić do unikania rozmów z przełożonymi o problemach w miejscu pracy.
10. Mam już wdrożony system zgłaszania nieprawidłowości i nie otrzymuję żadnych zgłoszeń.

Najbardziej niebezpiecznym i jednocześnie niosącym największe ryzyko braku zgodności, argumentem przywołanym powyżej, jest przeświadczenie o posiadaniu efektywnego systemu zgłaszania nieprawidłowości w sytuacji, gdy pomimo upływu dłuższego czasu od jego wdrożenia, nie otrzymano żadnych zgłoszeń za jego pośrednictwem. W takiej sytuacji należy zastanowić się przede wszystkim nad tym czy kanały (system) zgłaszania nieprawidłowości został właściwie zakomunikowany pracownikom. Czy pracownicy mają świadomość jego istnienia. Czasem może to być kwestia zaufania, a właściwie jego braku ze strony pracowników, którzy nie mają stuprocentowej pewności co do:

1. właściwego i rzetelnego rozpatrzenia zgłoszenia;
2. obiektywnego przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;
3. braku działań odwetowych ze strony organizacji.

Ponadto podnoszenie argumentów traktujących o kosztowności systemu zgłaszania nieprawidłowości, braku zastosowania kanałów temu dedykowanych bądź przeświadczenie o braku ryzyka wystąpienia naruszeń tudzież niezgodności, biorąc pod uwagę potencjalne sankcje, równoznaczne jest z brakiem świadomości zagrożeń czyhających na podmioty sektora prywatnego, działające w warunkach gospodarki wolnorynkowej.

Odwołując się po raz wtóry do kwestii interpretacji instytucji sygnalisty, a w związku z tym systemów zgłaszania nieprawidłowości, warto przytoczyć fragment wykładu w ramach cyklu konferencji naukowych -TED, pt.:”Jak sygnaliści tworzą historię” (ang. How whistle-blowers shape history).

kiedy myślisz o niektórych z bardziej klasycznych lub historycznych przypadków oszustwa, to zawsze jest to wokół sygnalisty. Pomyśl o Watergate – odkrytym przez sygnalistę. Pomyśl o Enronie – odkrytym przez sygnalistę.

(…)

Sygnalistów charakteryzuje pokora. Nie szukają sławy. Szukają sprawiedliwości.

Nawet jeżeli ww. fragment nosi znamiona patosu, nie sposób nie zgodzić się z autorem tych słów. Są one nie do przecenienia. Osoby, które w dzisiejszym świecie szukają sprawiedliwości, zasługują nie tylko na uznanie, ale przede wszystkim właściwą ochronę.

Zaufana organizacja

Uświadomienie roli, znaczenia i wpływu systemów informowania o nieprawidłowościach to niewątpliwie jedno z wyzwań leżących po stronie ustawodawcy, które omówiono w I części Tryptyku (Praca u podstaw). Niemniej jednak działania podejmowane przez państwo w tym zakresie, spełzną na niczym bez budowy właściwego wzorca zachowań i katalogu wartości w organizacji. Tylko silny i wyraźny głos kierownictwa, w imię zasady tone from the top oraz lead by example, wpłynie pozytywnie na proces budowy zaufania na linii pracownik-pracodawca.

Jak pokazuje badanie przeprowadzone przez Ethics Resource Center w 2013 r., prawdopodobieństwo informowania o nieprawidłowościach tudzież naruszeniach wzrasta wprost proporcjonalnie do zaufania pracowników względem kadry kierowniczej co do jej etycznego postępowania. Jak pokazało wspomniane badanie, aż 71 % pracowników skłania się ku poinformowaniu o nieprawidłowościach gdy mają pewność, iż kadra kierownicza na co dzień kieruje się etyką.

Za compliance, za działanie w zgodzie z powszechnie obowiązującym prawem, jak również w zgodzie z wymogami regulacji wewnętrznych, a także etyczne prowadzenie działalności naszej firmy, odpowiadają wszyscy pracownicy, bez wyjątku.

Każdy pracownik, bez wyjątku, partycypuje w procesie zapewnienia zgodności działalności organizacji. Niemniej, tak jak często w przestrzeni publicznej używane jest sformułowanie zaufany pracownik, tak często powinniśmy mówić o zaufanym pracodawcy, wobec którego pracownicy będą mieć pewność, iż ich dążenia do poszukiwania sprawiedliwości, nie spotkają się z krytyką i napiętnowaniem.

Badania przeprowadzone przez PWC wskazują, iż 90% ankietowanych uważa, że wspomniany tone from the top vel. przykład z góry, stanowi kluczowy element systemu zarządzania zgodnością, a także budowy etycznych fundamentów organizacji.

Wdrożenie

System zgłaszania nieprawidłowości, jako element systemu compliance, rozpatrywany powinien być jako jego integralna część, odwołująca się do wspólnego mianownika. Ten wspólny mianownik oznacza brak uniwersalności. Niejednokrotnie w przestrzeni publicznej można usłyszeć głosy mówiące o tym, iż wdrożenie odpowiedniej procedury, będzie wystarczające i adresuje oczekiwania ustawodawcy.

W sensie formalnym, oczywiście uwalenie regulacji wewnętrznej, spełniającej wymogi nakładane na daną instytucję np. na mocy ustawy, jest jedną z przesłanek realizacji nałożonego obowiązku, niemniej praktyka wskazuje, iż takie podejście stanowi jedynie pozorną jego realizację.

Nie bez znaczenia pozostaje tutaj fakt podjęcia szeregu działań okalających, włączając w to wspomnianą powyżej, budowę systemu wartości organizacji, realizowanie koncepcji wyznaczania jasnego wzorca zachowań przed kadrę kierownicza, ale nie tylko. Niebagatelną rolę odgrywa również podejście oparte na zasadzie unikalności i indywidualności każdej organizacji. Jej specyfiki, modelu biznesowego, otoczenia prawno-regulacyjnego, a także środowiska kulturowego.

Mając powyższe na uwadze, a także praktykę oraz wytyczne organizacji międzynarodowych, takich jak OECD czy też Rada Europy, w zakresie wdrożenia i ustanowienia kanałów zgłaszania nieprawidłowości, poniżej przedstawiam koncepcję wdrożenia opartą o cztery filary:

Analizę – Regulację – Komunikację i Ewaluację.

Bazując na analizie rozwiązań, a także mając na względzie opracowania Transparency International, proces wdrożenia wymogów dyrektywy, winien zostać przeprowadzony przy uwzględnieniu następujących elementów przedstawionej koncepcji:

Analiza

Projekt pt. Wdrożenie kanałów zgłaszania nieprawidłowości wraz z systemem ochrony sygnalistów, powinien zostać zainaugurowany kompleksową samooceną w zakresie samoświadomości, dojrzałości i aktualnej kondycji organizacji, mając na uwadze przesłanki takie jak m.in.:

• Model biznesowy,
• Otoczenie prawno-regulacyjne,
• Środowisko kulturowe,
• Dotychczasowe rozwiązania obowiązujące w organizacji,

Dopiero w następstwie przeprowadzenia pierwszej fazy z organizacja może przystąpić do kroku nr 2, którym jest:

Regulacja

• powiązanie polityki z deklaracją wartości organizacji.
• określenie typu zgłoszeń, zgłaszanych w ramach polityki oraz sposób i do kogo mogą być zgłaszane.
• wyjaśnienie w jaki sposób chroniona jest poufność sygnalisty oraz w jaki sposób organizacja zapewnia ochronę przed działaniami odwetowymi lub represjami.
• przedstawienie procesu podejmowania działań następczych i prowadzenia postępowania wyjaśniającego w sprawie zgłoszeń dokonanych w ramach polityki.
• zapewnienie realizacji cyklicznych modułów szkoleniowych dla pracowników w zakresie regulacji dot. informowania o nieprawidłowościach oraz ich praw i obowiązków z niej wynikających.
• szkolenie kadry kierowniczej i innych osób, które mogą otrzymywać raporty od osób zgłaszających przypadki naruszenia, w zakresie sposobów reagowania na nie.
• wskazanie, iż regulacja będzie poddawana okresowym przeglądom w celu weryfikacji, czy działa ona skutecznie i czy konieczna jest jej aktualizacja.

Komunikacja

Skuteczny system ochrony sygnalistów zależy od jasnej i skutecznej komunikacji. Informowanie pracowników o ich prawach i obowiązkach oraz dostępnych dla nich zasobach ma kluczowe znaczenie dla stworzenia środowiska zaufania, profesjonalizmu i kolegialności, które wspiera zasady uczciwości, integralności i transparentności w miejscu pracy.

Ewaluacja

Przeprowadzanie okresowych audytów kanałów zgłaszania nieprawidłowości, może pomóc organizacji w doskonaleniu wdrożonego przez nią systemu . Należy prowadzić ewidencję przekazanych zgłoszeń/skarg oraz przewidzieć możliwość niezależnego przeglądu przez organ taki jak np. rada nadzorcza.

Ewaluacja systemów informowania o nieprawidłowościach, powinna obejmować co najmniej weryfikację:

1. świadomość pracowników dotyczącą możliwości zgłoszenia nieprawidłowości oraz związanej z tym ochrony sygnalisty;
2. przegląd zgłoszeń przekazanych za pośrednictwem systemu;
3. bezpieczeństwo mechanizmów anonimizujących wdrożonych w ramach systemu
4. weryfikację realizacji polityki: zero tolerancji dla działań odwetowych.

Podsumowując cykl artykułów w ramach tryptyku Sygnalista w trzech aktach, temat wdrożenia kanałów zgłaszania nieprawidłowości i efektywnej ochrony sygnalistów będzie przewodnim w nadchodzącym roku. Niewątpliwie, założenia przedstawione w ramach niniejszego cyklu, będą musiały ulec rewizji w momencie, gdy na światło dzienne wystawiony zostanie projekt ustawy implementującej postanowienia dyrektywy do polskiego systemu prawnego. Niemniej jednak niezależnie od prac legislacyjnych i ich postępu, warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu informowania o nieprawidłowościach.

Chciałbym zaprosić Państwa do dyskusji, wymiany spostrzeżeń, a także przedstawienia zdania odrębnego w odniesieniu do przedstawionego tutaj stanowiska.