Nowe przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy – rewolucja dla biur rachunkowych?

W życie wchodzą kolejne zmiany wynikające z nowelizacji Ustawy AML (Anti Money Laundering). Od 31 lipca br. poszerzony zostaje katalog instytucji obowiązanych. Funkcjonuje przeświadczenie, iż w procederze prania pieniędzy wykorzystywane są głównie instytucje finansowe. Tymczasem instytucje obowiązane, to nie tylko banki ale także operatorzy pocztowi, pośrednicy nieruchomości, czy też fundacje oraz stowarzyszenia. Teraz dołączą do nich m.in. przedsiębiorcy prowadzący działalność polegającą na obrocie lub pośrednictwie w obrocie dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi oraz antykami. Ustawa AML obejmuje także biura rachunkowe.

Czy wszystkie biura rachunkowe podlegają przepisom ustawy AML?

Ustawa AML przed nowelizacją z 30 marca 2021 roku wskazywała, iż instytucjami obowiązanymi są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie:

• prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sporządzania sprawozdań finansowych,
• gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
• poddania badaniu i ogłaszania sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą o rachunkowości.

Jeśli biuro rachunkowe świadczyło usługi zgodnie z powyższym zakresem, to na mocy Ustawy AML, było kwalifikowane jako instytucja obowiązana. Ustawa nie obejmowała zatem tych biur rachunkowych, które obsługiwały tylko klientów prowadzących działalność gospodarczą objętą uproszczoną ewidencją podatkową.

W wyniku nowelizacji ustawy AML, z dnia 30 marca 2021 roku, sytuacja uległa zmianie.

W katalogu instytucji obowiązanych pojawił się nowy podmiot : przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędących innymi instytucjami obowiązanymi. Należy zaznaczyć, iż pojęcie „księgi podatkowe” jest pojęciem szerszym od regulowanego w przepisach o rachunkowości pojęcia „księgi rachunkowe”. Księgi podatkowe to księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci, natomiast deklaracje to zeznania, wykazy, zestawienia oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci

Nowe przepisy, w zakresie rozszerzenia katalogu instytucji obowiązanych, wchodzą w życie od 31 lipca 2021. Od tego dnia wszystkie biura rachunkowe, będą zobowiązane do wdrożenia wymogów wynikających z nowelizacji Ustawy AML. Dla biur rachunkowych, które już funkcjonują jako instytucje obowiązane, zmiany nie są radykalne. Natomiast podmioty, które zostają objęte przepisami, będą musiały zrealizować szereg działań zapewniających zgodność z ustawą.

Od czego rozpocząć wdrażanie przepisów AML?

Biura rachunkowe, które dotychczas nie były instytucjami obowiązanymi, lub te które rozpoczynają działalność, powinny zapoznać się z treścią obowiązujących przepisów prawa – przede wszystkim z Ustawą AML z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – z późniejszymi zmianami.

Ustawa składa się z 17 rozdziałów. Znajdziemy w nich m.in. wykaz obowiązków spoczywających na instytucjach obowiązanych a także informacje dotyczące kar administracyjnych nakładanych za niedopełnienie obowiązków.

Ustawę można porównać do kodeksu drogowego, który odnosi się zarówno do ruchu pieszych jak również do ruchu pojazdów. Podobnie w ustawie znajdziemy przepisy dedykowane dla banków, biur rachunkowych oraz dla innych podmiotów. Niestety przypisanie konkretnych obowiązków do danej instytucji obowiązanej, nie jest czytelne. W kodeksie drogowym występują rozdziały „Ruch pieszych”, „Ruch pojazdów”, natomiast w ustawie nie znajdziemy rozdziału kierowanego tylko do biur rachunkowych. Ponadto, niektóre z zapisów ustawy są niejednoznaczne a ich prawidłową interpretację umożliwiają dopiero dodatkowe źródła, jak np. uzasadnienie dostępne w projekcie zmian ustawy, czy też komunikaty GIIF.

Do kluczowych obowiązków nałożonych przez ustawę na biura rachunkowe, należą :

• obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury,
• obowiązek wyznaczenia osób odpowiedzialnych,
• obowiązek zapewnienia szkoleń pracownikom,
• obowiązek oceny ryzyka instytucji obowiązanej,
• obowiązek zachowania tajemnicy,
• obowiązek przechowywania informacji,
• obowiązek poddania się kontroli w zakresie przestrzegania przepisów ustawy.

Ponadto, biura rachunkowe powinny stosować wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego.

Czym jest wewnętrzna procedura?

Procedura wewnętrzna określa zasady postępowania oraz realizacji ustawowych obowiązków w obszarze AML, stosowane w instytucji obowiązanej. W ustawie znajdziemy wskazówki, co powinno się znaleźć w procedurze, mają one jednak bardzo ogólny charakter, gdyż kierowane są do wszystkich instytucji obowiązanych, czyli zarówno do banków jak również do biur rachunkowych.

O ile ustawę można porównać do przepisów ruchu drogowego, to procedurę wewnętrzną należy traktować jak instrukcję obsługi samochodu. Po przeczytaniu instrukcji, kierowca wie jakie kolejne kroki, należy wykonać aby uruchomić pojazd i dojechać do celu. Inne zadania są kierowane do kierowcy a inne do serwisanta. Podobnie procedura wewnętrzna powinna jasno wskazywać, kto jest odpowiedzialny za realizację obowiązków oraz w jaki sposób obowiązki będą wykonywane.

Wewnętrzna procedura obejmuje w szczególności określenie:

1. czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
2. zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
3. środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
4. zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
5. zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
6. zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
7. zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
8. zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
9. zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
10. zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;
11. zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Ustawodawca zwraca uwagę na konieczność dopasowania procedury do charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności. Na rynku dostępne są opracowania, które zawierają wzory procedur. Warto zapoznać się z nimi, ponieważ dają wiedzę na temat ogólnej konstrukcji dokumentu.

Nie należy ich jednak traktować jako procedury gotowej do wdrożenia, gdyż nie są dostosowane do indywidualnych potrzeb biura rachunkowego. Proces dostosowania wymaga zarówno znajomości specyfiki branży, jak również przepisów Ustawy AML. W przypadku kontroli, biuro rachunkowe powinno przedstawić nie tylko kompletną i spójną z działalnością biura procedurę ale również udowodnić, iż zapisy procedury są realizowane. Analiza wyników dotychczasowych kontroli wskazuje, iż najczęściej stwierdzane były naruszenia dotyczące właśnie uchybień w zakresie obowiązków wdrożenia procedury wewnętrznej.

Kto jest odpowiedzialny za obszar AML?

Kluczowym obowiązkiem wynikającym z ustawy, jest konieczność wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za obszar AML.

Przepisy wskazują, iż instytucje obowiązane powinny wyznaczyć:

• kadrę kierowniczą odpowiedzialną za wykonanie obowiązków ustawowych,
• członków organu zarządzającego instytucji obowiązanej odpowiedzialnych za wykonanie obowiązków ustawowych,
• pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za wykonanie obowiązków ustawowych.

Podczas wyznaczania osoby odpowiedzialnej za wykonanie obowiązków ustawowych, należy uwzględnić formę organizacyjno-prawną biura rachunkowego oraz wielkość zatrudnienia. W przypadku jednoosobowej działalności, zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz pracownika, wykonuje osoba prowadząca tę działalność.

Skuteczne szkolenia

Biura rachunkowe zatrudniające pracowników, powinny zapewnić szkolenia przygotowujące do realizacji obowiązków wynikających z ustawy. Ważne, aby osoby wykonujące obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, miały możliwość aktualizowania zdobytej wiedzy. Oznacza to, iż nie jest wystarczające jednorazowe przeszkolenie pracowników. Proces szkoleniowy powinien być permanentny, głównie ze względu na zmiany prawne oraz pojawiające się nowe interpretacje przepisów.

Wybierając szkolenie, warto zwrócić uwagę na jego program. Przede wszystkim sprawdźmy, czy zawiera on konkretne przypadki i wskazówki ułatwiające wykrycie symptomów wskazujących na proceder prania pieniędzy. Ponadto, zgodnie z nowelizacją ustawy, programy szkoleniowe powinny uwzględniać zagadnienia związane z ochroną danych osobowych.

Ważne jest również przedstawienie możliwości usprawnienia obowiązków realizowanych przez pracowników, poprzez zastosowanie dedykowanych narzędzi informatycznych umożliwiających np. weryfikację klientów na listach sankcyjnych i w bazach zewnętrznych. Dodatkową wartością będzie doświadczenie osoby szkolącej, gwarantujące znajomość nie tylko przepisów AML ale również procesów biznesowych funkcjonujących w biurach rachunkowych.

Działania dotyczące klientów

Zasadnicza część obowiązków wynikających z Ustawy AML, dotyczy klientów oraz podejmowanych przez nich działań. W ustawie nazywane są one środkami bezpieczeństwa finansowego i obejmują

1. identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;

2. identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:

• weryfikacji jego tożsamości,
• ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem;

3. ocenę stosunków gospodarczych i , stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu oraz zamierzonego charakteru;

4. bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:

• analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,
• badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
• zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

Obowiązkiem sprawiającym wiele trudności, nie tylko nowym instytucjom obowiązanym, jest weryfikacja beneficjenta rzeczywistego i monitorowanie zgodności wpisów w CRBR. Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie beneficjenta rzeczywistego niestety ponosi instytucja obowiązana, dlatego też warto dołożyć wszelkich starań aby proces był skuteczny i zgodny z przepisami.

Ustawa AML jasno wskazuje, iż instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w zakresie i z intensywnością uwzględniającymi rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę. Oznacza to, iż każdy z klientów biura rachunkowego powinien zostać poddany ocenie ryzyka, która określa jego podatność na proceder prania pieniędzy. Ocena ta powinna być dokonana przed nawiązaniem stosunków gospodarczych z klientem lub dokonaniem transakcji okazjonalnej.

W kwestii oceny ryzyka ustawa wskazuje iż:

instytucje obowiązane dokumentują rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę, uwzględniając w szczególności czynniki dotyczące:

1. rodzaju klienta;
2. obszaru geograficznego;
3. przeznaczenia rachunku;
4. rodzaju produktów, usług i sposobów ich dystrybucji;
5. poziomu wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji;
6. celu, regularności lub czasu trwania stosunków gospodarczych.

Powyższy zapis ma bardzo ogólny charakter i konieczne jest zawarcie w procedurze wewnętrznej szczegółowych wytycznych opisujących model oceny ryzyka, stosowany w biurze rachunkowym.

Stworzenie modelu oceny ryzyka jest jednym z trudniejszych zadań. Należy ustalić skalę ryzyka, zdefiniować czynniki, które będą podlegały ocenie oraz określić harmonogram cyklicznej oceny.

Jak usprawnić realizację obowiązków nałożonych przez ustawę AML?

Biura rachunkowe stanęły przez koniecznością sprostania obowiązkom ustawowym w zakresie zbliżonym do tego, który realizowany jest przez duże instytucje finansowe.

Niewątpliwie jest to ogromne wyzwanie, wiążące się z dodatkowymi obowiązkami już i tak mocno obciążonych pracowników. Rozwiązanie stanowi dobrze zaprojektowany system przeciwdziałania praniu pieniędzy, który może w znacznym stopniu obniżyć koszty związane z obsługą procesu AML i jednocześnie zapewnić sprawne spełnienie wymogów regulatora.

Na system składają się:

• procedura wewnętrzna,
• narzędzia informatyczne
• szkolenia

Wszystkie elementy systemu powinny być ze sobą zsynchronizowane, tak aby zapisane w procedurze zadania oraz sposób ich realizacji, miały swoje odzwierciedlenie w procesach zaimplementowanych w narzędziu informatycznym. Szkolenia powinny wyposażyć pracowników w wiedzę niezbędną do skutecznego wykonywania obowiązków zawartych w procedurze. Usprawnienie zadań realizowanych przez pracowników, możliwe jest poprzez automatyzację etapów procesu AML.

Pierwszy etap stanowi nawiązanie relacji z klientem, czyli procedura KYC (Know Your Customer). W ramach procedury dochodzi do identyfikacji i weryfikacji klienta oraz, pozyskania informacji na podstawie których podejmowana jest decyzja o nawiązaniu relacji z klientem. Narzędzia informatyczne dają możliwość automatycznej weryfikacji klientów i beneficjentów rzeczywistych z listami sankcyjnymi, PEP, oraz w bazach zewnętrznych. Jest to ogromne udogodnienie, szczególnie ze względu na nowe obowiązki związane z CRBR oraz problemy z prawidłową identyfikacją osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP).

Należy zaznaczyć, iż instytucja obowiązana powinna zadbać o aktualne dane, co oznacza, że weryfikacja z listami i w bazach zewnętrznych jest czynnością powtarzaną wielokrotnie.

Kolejnym etapem procesu AML jest ocena ryzyka klienta. Narzędzia informatyczne wyposażone są w model oceny ryzyka, który zapewnia wyliczenie oceny każdemu z klientów. Pracownik ma dostęp do formularza w którym znajdują się czynniki podlegające ocenie oraz końcowe ryzyko. Ważne aby skala ryzyka oraz czynniki były zgodne z zapisami umieszczonymi w wewnętrznej procedurze. Dzięki rozwiązaniom informatycznym wszystkie dane gromadzone są w jednym miejscu, co zapewnia skuteczny monitoring klientów i jego transakcji. Ułatwiony jest również obowiązek dokumentowania analiz a w przypadku kontroli pracownicy mogą sprawnie przygotować niezbędne informacje i zestawienia.

Podsumowanie

Nowe przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu będą miały ogromny wpływ na sposób funkcjonowania tych biur rachunkowych, które dotychczas nie podlegały Ustawie AML. Od 31 lipca br. stają się one instytucjami obowiązanymi, co oznacza że muszą wdrożyć procedurę wewnętrzną i realizować szereg zadań wynikających z przepisów prawa.

Implementacja wymogów Ustawy AML nie jest prostym zadaniem. Nastręcza ona wiele trudności, również tym podmiotom które od dawna są instytucjami obowiązanymi. Dlatego też należy przypuszczać, że biura rachunkowe, które nie mają wsparcia ze strony zespołów prawnych i informatycznych, napotkają szereg problemów. Za niedopełnienie obowiązków, ustawa przewiduje dotkliwe kary – kara pieniężna dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą może wynieść maksymalnie prawie 21 mln zł. Osobom fizycznym za naruszenia Ustawy AML, grożą też grzywny karne i pozbawienie wolności od trzech miesięcy do pięciu lat.

Warto zatem zadbać o rzetelną realizację wymogów prawnych, sięgając po wsparcie ekspertów, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w wdrażaniu kompleksowego systemu AML.