dr Marek Ruciński
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o., oprócz licznych korzyści, wiąże się również z pewnymi ryzykami. Najbardziej podstawowe z nich zostały już omówione w poprzednim artykule. Tym razem zajmiemy się zagadnieniami bardziej szczegółowymi.
Utrata przymiotu przedsiębiorcy
W przeciwieństwie do aportu, czyli wniesienia przedsiębiorstwa do istniejącej spółki w formie wkładu niepieniężnego, przekształcenie prowadzonej działalności w spółkę z o.o. wiąże się z utratą statusu przedsiębiorcy oraz wykreśleniem z CEIDG. Nie jest więc możliwe częściowe kontynuowanie działalności w formie tej samej jednoosobowej działalności, która uległa przekształceniu.
Zasadą jest, że cały majątek przekształcanego przedsiębiorcy staje się z dniem przekształcenia majątkiem spółki. Możliwe jest jednak dokonanie wyłączeń przed przekształceniem, polegających na wycofaniu określonych składników z ewidencji prowadzonej dla działalności i przeniesienie do majątku prywatnego. W praktyce najczęściej wycofuje się nieruchomości w celu ich zabezpieczenia oraz umożliwienia wynajmowania na rzecz spółki. W przypadku mniejszych firm zdarza się także, że rozgraniczenie między majątkiem firmowym a prywatnym jest nieco zatarte, dlatego warto przyjrzeć się temu zagadnieniu przed przekształceniem.
Nowy numer NIP
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie wiąże się z sukcesją NIP. Spółka przekształcona z chwilą wpisu do KRS uzyskuje nowy NIP, podobnie zresztą jak numery REGON i KRS. Dotychczasowy NIP może pozostać przy osobie przedsiębiorcy, już jako NIP osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Zmiana numeru NIP wiąże się także z koniecznością wymiany modułów w kasach fiskalnych.
Utrudnienia organizacyjne dla kontrahentów
Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę z o.o. jest najbardziej fundamentalną i całościową zmianą, która może spotkać firmę. Zmianie ulega bowiem podmiot prowadzący przedsiębiorstwo, który działa pod własną nazwą oraz z wykorzystaniem nowych numerów NIP, KRS i REGON.
Z tego powodu warto zawiadomić kontrahentów z wyprzedzeniem o planowanym przekształceniu. Z uwagi na opisaną w poprzednim artykule zasadę sukcesji, w większości przypadków przekształcenie nie wiąże się z koniecznością uzyskiwania zgody kontrahentów ani aneksowania umów, dlatego formalnie nie ma obowiązku zawiadamiania większości z nich. Wysyłanie z odpowiednim wyprzedzeniem zawiadomień jest natomiast dobrą praktyką, którą warto polecić przy każdym przekształceniu. Umożliwia ona bowiem na uniknięcie licznych problemów organizacyjnych, które mogłyby się pojawić w związku ze zmianą nazwy i numeru NIP, w tym przede wszystkim w zakresie wystawianych faktur.
Odpowiedzialność za zobowiązania
Jednym z celów przekształcania jednoosobowych działalności gospodarczych w spółki z o.o. jest zamiar skorzystania z wyłączenia odpowiedzialności za zobowiązania spółki, które przysługuje jej wspólnikom oraz, w większości przypadków, członkom zarządu.
Warto jednak pamiętać, że przekształcany przedsiębiorca odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania związane z prowadzoną działalnością powstałe przed dniem przekształcenia przez okres 3 lat licząc od dnia rejestracji przekształcenia w KRS. Odpowiedzialność solidarna polega na tym, że wierzyciel może zwrócić się z żądaniem zapłaty do przedsiębiorcy lub do spółki według swojego wyboru, i żądać spłaty całego zobowiązania. Natomiast po dokonaniu spłaty możliwe są rozliczenia regresowe między spółką a przedsiębiorcą. Należy jednak podkreślić, że odpowiedzialność ta nie dotyczy zobowiązań powstałych już po przekształceniu – odpowiedzialność za nie ponosi spółka samodzielnie.
Przystosowanie do nowej sytuacji prawnej
Pewną komplikacją związaną z przekształceniem w spółkę z o.o. jest konieczność przyzwyczajenia się do zwiększonego formalizmu działania w formie spółki. Przede wszystkim należy pamiętać, że spółka jest odmienną osobą prawną, posiadającą majątek odrębny od majątków wspólników, dlatego żadne transfery pieniężne bez należytego tytułu prawnego i odpowiedniego udokumentowania nie są możliwe.
Ponadto określone sytuacje wymagają zachowania szczególnych formalności, w tym:
- każda umowa pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu wymaga, aby spółkę reprezentował pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników;
- każda umowa między spółką a jedynym członkiem zarządu będącym jednocześnie jedynym wspólnikiem wymaga zachowania formy aktu notarialnego;
- umowa pożyczki, kredytu, poręczenia lub inna podobna umowa zawarta z członkiem zarządu lub prokurentem albo na rzecz takiej osoby, wymaga zgody wyrażonej przez zgromadzenie wspólników;
- uchwały zgromadzenia wspólników oraz uchwały zarządu powinny być protokołowane;
- spółki objęte są obowiązkiem prowadzenia pełnej księgowości, co implikuje konieczność sporządzania rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności. Sprawozdania te podlegają zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników oraz zgłoszeniu do KRS;
- w przypadku zagrożenia upadłością, należy pamiętać o odpowiednio wczesnym złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości, ponieważ w przeciwnym wypadku członek zarządu będzie odpowiadał solidarnie ze spółką za jej zobowiązania.
Z uwagi na wielość obowiązków, osobom prowadzącym działalność gospodarczą w formie spółek należy zarekomendować rozważenie skorzystania ze stałej obsługi prawnej.
Ryzyko wpisu przekształcenia w nieodpowiednim terminie
Przekształcenie dochodzi do skutku z chwilą zarejestrowania spółki przekształconej w rejestrze przedsiębiorców KRS. Jest to kluczowy moment całego procesu przekształcenia, ponieważ z jego nadejściem dochodzi do powstania spółki z jednoczesnym nabyciem przez nią przedsiębiorstwa oraz rozpoczęciem kontynuacji wszystkich stosunków prawnych, których stroną był przedsiębiorca przekształcany. Dzień przekształcenia ma również istotne znaczenie dla poprawnego zaksięgowania zdarzeń gospodarczych jako dotyczących jednoosobowej działalności lub spółki.
Z powyższych względów zwyczajowo wnioskuje się do sądu rejestrowego o dokonanie wpisu przekształcenia na pierwszy dzień roboczy miesiąca. Z uwzględnieniem tak wyznaczonej daty przekazuje się zawiadomienia kontrahentom, pracownikom oraz niektórym organom administracji.
Zdarza się jednak, że do przekształcenia nie dochodzi we wnioskowanym terminie, czy to wskutek błędów we wniosku o rejestrację, czy też zdarzeń losowych takich jak nieobecność osoby orzekającej lub awaria systemu teleinformatycznego. W takiej sytuacji zazwyczaj wnioskuje się o przełożenie wpisu na pierwszy dzień roboczy kolejnego miesiąca kalendarzowego. Wiąże się to jednak z koniecznością sprostowania i ponowienia wszystkich dokonanych zawiadomień.
Podsumowanie
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest złożonym procesem. Jego bezpieczne przeprowadzenie wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia w obszarze procedur wynikających z kodeksu spółek handlowych. Nie powinno to jednak odstraszać przedsiębiorców rozważających zmianę formy prawnej, ponieważ w obecnych uwarunkowaniach podatkowych, prowadzenie działalności w formie spółki z o.o. jest w wielu przypadkach najkorzystniejszym rozwiązaniem.
