dr Marek Ruciński
Od momentu wprowadzenia do polskiego porządku prawnego ryczałtu od dochodów spółek (tzw. „estońskiego CIT”), rośnie liczba przedsiębiorców decydujących się na przekształcenie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej w spółki z o.o. Podjęcie decyzji o przekształceniu niesie ze sobą szereg korzyści na gruncie podatkowym, wiąże się z ograniczeniem lub wyłączeniem odpowiedzialności za zobowiązania firmy, a nadto poprawia wizerunek biznesowy. Przekształcenie jest jednak złożonym procesem, a jego bezpieczne przeprowadzenie wymaga zidentyfikowania i uwzględnienia potencjalnych ryzyk.
Zasada sukcesji
Z dniem wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego („KRS”) spółki przekształconej uznaje się, że działalność gospodarcza prowadzona dotychczas przed jednoosobowego przedsiębiorcę staje się spółką z o.o. Kodeks spółek handlowych („KSH”) wiąże z tym stanem rzeczy trzy zasadnicze skutki:
- spółka przekształcona nabywa wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego (w tym staje się stroną umów czy postępowań sądowych),
- spółka przekształcona staje się podmiotem wszelkich decyzji administracyjnych przysługujących wcześniej przedsiębiorcy przekształcanemu (koncesje, zezwolenia, licencje itp.),
- przedsiębiorca staje się jedynym wspólnikiem spółki przekształconej.
Ogólna zasada jest więc taka, że pomiędzy jednoosobową działalnością gospodarczą a spółką przekształconą zachodzi pełna sukcesja sytuacji prawnej, a spółka staje się kontynuatorką wcześniej prowadzonej działalności gospodarczej.
Jak to jednak często bywa w prawie, diabeł tkwi w szczegółach. Sukcesja może bowiem zostać wyłączona lub istotnie ograniczona w umowach z kontrahentami, w przepisach prawa oraz w treści decyzji administracyjnych. Szczególne obowiązki dla pracodawcy i uprawnienia dla pracowników wiąże z przekształceniem również Kodeks pracy („KP”).
Obszar cywilnoprawny – umowy
Zgodnie z ogólną zasadą sukcesji, spółce przekształconej przysługują prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego, między innymi w zakresie zawartych umów gospodarczych. Oznacza to, że spółka kontynuuje wykonanie umów, spłaca należności, otrzymuje wynagrodzenie itp.
Jednakże w praktyce gospodarczej dość często można spotkać się z zapisami umownymi przewidującymi możliwość wypowiedzenia umowy przez kontrahenta w przypadku dokonania istotnych zmian organizacyjno-prawnych, do których niewątpliwie zalicza się przekształcenie. Zapisy tego typu są wręcz standardem we wszelkich umowach związanych z finansowaniem, takimi jak umowy kredytowe czy leasingi. Stanowią one zazwyczaj, że dokonanie określonych zmian w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wymaga zgody finansującego, a w przypadku niewystąpienia o taką zgodę finansujący jest uprawniony do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia co skutkuje postawieniem całego zobowiązania w stan wymagalności. Niedopatrzenie w tym zakresie może być więc bardzo kosztowne, a w przypadku większych kredytów prowadzić wręcz do pojawienia się znacznych trudności finansowych.
Uzasadnieniem dla takich klauzul, oprócz zwykłej „kontroli” nad przebiegiem działalności kredytobiorcy lub leasingobiorcy, jest możliwe pogorszenie się sytuacji kredytowej. W przeciwieństwie bowiem do przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, wspólnicy spółek w ogóle nie odpowiadają za zobowiązania. Ponadto, wskutek przekształcenia dochodzi do rozdzielenie majątku prywatnego od firmowego, a więc do ograniczenia zakresu majątku z którego finansujący mógłby potencjalnie dochodzić zaspokojenia.
Warto podkreślić, że tego typu klauzule, jakkolwiek standardowe w umowach związanych z finansowaniem, występują również dość często w innego typu umowach, szczególnie tych, których stroną są duże przedsiębiorstwa, narzucające swoje warunki umowne kontrahentom, a także w umowach o dofinansowanie ze środków publicznych (krajowych lub unijnych).
Usunięcie ryzyka w tym zakresie, a przez to zapewnienie bezpieczeństwa procesowi przekształcenia wymaga przeanalizowania posiadanych umów (co najmniej związanych z finansowaniem i umów z kluczowymi kontrahentami) w celu zidentyfikowania problematycznych klauzul, a następnie wystąpienie o zgodę na przeprowadzenie przekształcenia. W praktyce, finansujący i kontrahenci w zdecydowanej większości przypadków wyrażają zgodę po przedstawieniu kompletu niezbędnych informacji i dokumentów oraz, w niektórych sytuacjach, ustanowienia dodatkowych zabezpieczeń.
Należy jednak pamiętać, że przekształcenie dochodzi do skutku w dniu wpisu spółki przekształconej do KRS, a wniosek w tym przedmiocie składa się zazwyczaj do sądu z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Konieczne jest zatem uzyskanie niezbędnych zgód od finansujących i kontrahentów również z odpowiednim wyprzedzeniem.
Obszar administracyjnoprawny – koncesje, zezwolenia i inne decyzje
Nieco inaczej wątek sukcesji wygląda na gruncie posiadanych decyzji administracyjnych. Zgodnie bowiem z przepisami KSH, spółka przekształcona staje się podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja administracyjna stanowią inaczej. Można więc powiedzieć, że sukcesja na gruncie administracyjnoprawnym ma charakter warunkowy, czyli co do zasady obowiązuje, chyba że ustawa lub konkretna decyzja stanowi inaczej.
Przykładem takiego postanowienia jest art. 40 Prawa budowlanego, zgodnie z którym organ, który wydał decyzję o pozwoleniu na budowę, jest zobowiązany do przeniesienia pozwolenia na wniosek nowego inwestora o ile inwestor ten przedstawi stosowne oświadczenie oraz zgodę dotychczasowego inwestora. Podobnie do przekształcenia odnosi się art. 13 ustawy o transporcie drogowym, który stanowi, że zezwolenie lub licencje związane z transportem drogowym organ przenosi w drodze decyzji administracyjnej m. in. na następcę prawnego w związku z przekształceniem, pod warunkiem spełniania przez spółkę przekształconą określonych wymagań.
Uzasadnieniem wyłączenia automatycznego przejścia na spółkę przekształcaną jest fakt, że zmiana podmiotowa może skutkować brakiem spełniania przez spółkę warunków wydania i utrzymania decyzji. Stąd też przepisy administracyjne często pozostawiają organowi prawo do następczej kontroli spełniania tych warunków wskutek złożenia wniosku o przeniesienie decyzji na spółkę przekształconą jako następcę prawnego.
Co istotne, oprócz wnioskowania o przeniesienie decyzji, w wielu przypadkach przepisy prawa administracyjnego nakładają obowiązek aktualizacji danych zawartych w decyzji pod rygorem kar administracyjnych lub nawet wygaśnięcie decyzji. Tak więc nawet w przypadku decyzji niewymagających przeniesienia, konieczne jest wystąpienie z wnioskiem o aktualizację danych zawartych w decyzji po przekształceniu.
Z doświadczenia praktycznego warto również podkreślić, że niezależnie od brzmienia przepisów i orzecznictwa sądów administracyjnych, w dalszym ciągu istotne znaczenie ma praktyka przyjmowana przez konkretny urząd. Jest to czynnik wymagający uwzględnienia szczególnie w tych przypadkach, w których konkretna decyzja administracyjna stanowi podstawę działalności całego przedsiębiorstwa i od jego skutecznego przeniesienia zależy być albo nie być całego biznesu. Tak więc oprócz weryfikacji treści posiadanych decyzji oraz analizy właściwych przepisów, warto z wyprzedzeniem skontaktować się z odpowiednimi urzędami, zasygnalizować planowany proces przekształcenia oraz uzgodnić terminy i zakres niezbędnej dokumentacji. Takie podejście, oparte na wyjaśnianiu i współpracy, skutkuje zazwyczaj błyskawicznym wydaniem niezbędnych decyzji o przeniesieniu lub aktualizacji po przekształceniu, co z kolei przekłada się na płynną możliwość kontynuacji działalności w ramach spółki przekształconej.
Obszar pracowniczy
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się z przejściem zakładu pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy („KP”). Nie wyłączają one zasady sukcesji, a zatem umowy o pracę są kontynuowane. Jednak z przejściem zakładu pracy wiąże się kilka istotnych zagadnień, które należy mieć na względzie i umieścić w harmonogramie procesu przekształcenia.
Przede wszystkim, przedsiębiorca przekształcany powinien poinformować swoich pracowników na piśmie o:
- przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy (planowanym dniu przekształcenia, czyli wpisu spółki przekształconej do KRS),
- przyczynach przejścia zakładu pracy (dokonanie przekształcenia),
- skutkach prawnych dla pracowników,
- skutkach ekonomicznych dla pracowników,
- skutkach socjalnych dla pracowników,
- zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania.
Warto zauważyć, że w większości przypadków przejście zakładu pracy wskutek przekształcenia nie pociągnie za sobą istotnych skutków prawnych, ekonomicznych ani socjalnych dla pracowników, jak również nie wpłynie na ich warunki zatrudnienia. Przepisy KP nakładające obowiązek przekazywania powyższych informacji zostały bowiem przewidziane przede wszystkim na wypadek sprzedaży i aportów przedsiębiorstw oraz połączeń i podziałów spółek, wskutek których może dojść do przeniesienia załogi z jednego zakładu pracy do drugiego. Przy przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o., przejście zakładu pracy wiąże się z mniejszą liczbą komplikacji, a więc i treść zawiadomień dla pracowników jest w praktyce znacznie krótsza.
Przygotowując się do przejścia zakładu pracy trzeba pamiętać o tym, że treść stosunku pracy wynika nie tylko z umowy o pracę, ale również z regulacji wewnątrzzakładowych określających prawa i obowiązki pracowników, w tym przede wszystkim regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy innego typu regulaminów i zasad. W efekcie, nawet jeśli spółka przekształcona nie uchwali tych regulaminów w identycznej treści, ich postanowienia obowiązują w stosunkach pracy z pracownikami, którzy zostali przeniesieni w związku z przejściem zakładu pracy wskutek przekształcenia.
Przekazanie powyższych informacji powinno nastąpić co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy, czyli dnia wpisu przekształcenia do KRS.
Pewnym ryzykiem związanym z przejściem zakładu pracy wskutek przekształcenia jest uprawnienie pracownika do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia, a jedynie za siedmiodniowym uprzedzeniem. Pracownik może złożyć oświadczenie w tym przedmiocie w terminie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy (dnia wpisu przekształcenia do KRS). Może więc okazać się, że niektórzy pracownicy skorzystają z tego skróconego terminu co pociągnie za sobą utratę części załogi. W praktyce jednak tego typu sytuacje zdarzają się sporadycznie. Z perspektywy pracodawcy natomiast, przekształcenie nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy.
Za zobowiązania wynikające ze stosunków pracy z przedsiębiorcą przekształcanym powstałe przed dniem przekształcenia (przejścia zakładu pracy) przedsiębiorca oraz spółka przekształcona odpowiadają solidarnie.
Podsumowanie:
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. przynosi liczne korzyści, ale wiąże się z licznymi ryzykami. Kluczowymi obszarami do uwzględnienia są zasada sukcesji, umowy gospodarcze i związane z finansowaniem, decyzje administracyjne i kwestie pracownicze. Staranne planowanie i analiza są kluczowe dla minimalizacji ryzyka i zapewnienia płynnego przejścia do nowej formy prowadzenia działalności.
