Edyta Zdziarska, Ekspert ds. AML
1 grudnia minął rok odkąd zaczęły obowiązywać Wytyczne EBA oraz Stanowisko UKNF dotyczące AMLRO. Mimo, iż krajowe przepisy nie uległy zmianie, to jednak w wielu instytucjach obowiązanych konieczne były znaczne zmiany, zapewniające dostosowanie wewnętrznych regulacji do wymogów wynikających z Wytycznych EBA i Stanowiska UKNF. W obu dokumentach znajdujemy doszczegółowienie kwestii, które nie zostały ujęte w przepisach unijnych oraz krajowych lub zostały przedstawione w sposób ogólny.
Instytucje obowiązane w trakcie wdrożenia Wytycznych EBA i Stanowiska UKNF napotkały na liczne trudności. Podczas rozmów z uczestnikami szkolenia dedykowanego dla AMLRO, zwracano uwagę przede wszystkim na problemy wynikające z przełożenia wymogów na realia funkcjonowania instytucji obowiązanych. Warto zaznaczyć, iż instytucje obowiązane, które nie podlegają nadzorowi KNF również podejmują działania w celu dostosowania swoich procedur i procesów AML/CFT do dobrych praktyk obowiązujących na rynku finansowym.
1. Powołanie AMLRO
AMLRO, to pracownik odpowiedzialny za zapewnienie zgodności z przepisami w zakresie AML/CFT. Ustawa AML jasno wskazuje, kto powinien być odpowiedzialny za wykonanie obowiązków ustawowych. Zgodnie z art. 8, instytucje obowiązane, powinny wyznaczyć pracownika zajmującego kierownicze stanowisko, który będzie odpowiedzialny za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej z przepisami AML/CFT.
Wyznaczony pracownik jest również odpowiedzialny za przekazywanie w imieniu instytucji obowiązanej zawiadomień – między innymi zawiadomienia o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (art. 74 ust. 1).
W przypadku instytucji obowiązanych prowadzących działalność jednoosobowo zadania pracownika, o których mowa art. 8, wykonuje osoba prowadząca tę działalność.
W temacie powołania AMLRO, w Stanowisku UKNF znajduje się zapis mówiący, iż zgodnie z art. 8 ustawy AML, podmiot nadzorowany ma obowiązek wyznaczenia AMLRO, z wyjątkiem podmiotów prowadzących działalność jednoosobowo.
Kwestią, która wymagała uregulowania w wielu instytucjach obowiązanych jest zapis mówiący, iż łączenie funkcji członka organu zarządzającego ds. AML/CFT lub członka kadry kierowniczej wyższego szczebla z funkcją AMLRO jest niewskazane, z uwagi na potencjalny konflikt interesów wynikający z braku rozdzielenia funkcji operacyjno-wykonawczych oraz nadzoru i kontroli.
Instytucje obowiązane powinny zidentyfikować i uwzględnić potencjalne konflikty interesów oraz podjąć działania w celu ich uniknięcia lub ograniczenia.
Obowiązek wyznaczenia oddzielnego AMLRO może mieć pewne odstępstwa o czym mówią Wytyczne EBA – „instytucja obowiązana powinna wyznaczyć oddzielnego AMLRO chyba, że jest to jednoosobowa działalność gospodarcza lub liczba zatrudnionych pracowników jest niska”.
W przypadku braku powołania oddzielnego AMLRO, należy pamiętać iż wymagane jest uzasadnienie i udokumentowanie oraz odniesienie się do, co najmniej następujących kryteriów:
- charakteru działalność instytucji kredytowej lub finansowej oraz związanego z nią ryzyka ML/TF, z uwzględnieniem jej ekspozycji geograficznej, bazy klientów, kanałów dystrybucji oraz oferowanych produktów i usług,
- wielkości działalności w danej jurysdykcji, liczby klientów, liczby i wolumenu transakcji oraz liczby pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy,
- formy prawnej instytucji, czy instytucja kredytowa lub finansowa jest częścią grupy.
Im większa instytucja obowiązana i ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu przypisane do obszaru w którym działa, tym trudniej uzasadnić brak oddzielnego AMLRO.
Należy zadbać o odpowiednie zapisy w wewnętrznej Procedurze AML, dotyczące wykazu zadań pracownika odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności z przepisami w zakresie AML/CFT (art. 8).
Powołując AMLRO, instytucja obowiązana powinna pamiętać o doręczeniu pracownikowi wykazu obowiązków.
Kolejną kwestię stanowi odpowiednia ilość osób, których zadaniem jest wsparcie AMLRO w realizacji obowiązków. Zgodnie ze Stanowiskiem UKNF dot. AMLRO, pracownik pełniący funkcję AMLRO powinien m. in. mieć możliwość przydzielania i delegowania zadań z zakresu AML/CFT innym pracownikom działającym pod jego kierownictwem.
Brak odpowiedniego wsparcia w postaci odpowiedniej ilości pracowników oraz wsparcia technicznego jest jednym z najczęściej zgłaszanych przez AMLRO problemów.
Należy pamiętać, iż obowiązkiem organu zarządzającego lub kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za wykonanie obowiązków ustawowych, jest zapewnienie wdrożenia odpowiedniej struktury organizacyjnej i operacyjnej, koniecznej dla zgodności procesu z polityką (strategią) AML/CFT przyjętą przez organ zarządzający, w tym niezbędnych uprawnień i adekwatności zasobów ludzkich i technicznych przydzielonych AMLRO.
2. Odpowiedni kandydat na AMLRO
Ponieważ AMLRO jest osobą od której zależy prawidłowe funkcjonowanie systemu AML w instytucji obowiązanej, kandydat powinien spełniać określone kryteria.
Zostały one przedstawione zarówno w Wytycznych EBA jak również w Stanowisku UKNF:
- kryterium reputacji, uczciwości i etyki dające rękojmię prawidłowego wykonywania tej funkcji,
- kryterium wiedzy i umiejętności w obszarze AML/CFT, w tym znajomość przepisów prawa, również w zakresie wdrażania polityk (strategii), mechanizmów kontrolnych i procedur AML/CFT,
- kryterium wystarczającej wiedzy i zrozumienia ryzyk ML/FT związanych z modelem biznesowym podmiotu nadzorowanego oraz doświadczenia w zakresie identyfikacji, oceny ryzyk ML/FT i zarządzania nimi,
- kryterium odpowiedniego stażu pracy i zakresu obowiązków umożliwiających sprawowanie powierzonych funkcji w sposób skuteczny i niezależny.
Dodatkowo Wytyczne EBA wskazują na odpowiednie doświadczenie w zakresie identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykiem w zakresie ML/TF.
Należy również pamiętać, iż AMLRO powinien mieć swojego zastępcę. W miarę możliwości należy zadbać aby kwalifikacje i doświadczenie tej osoby były bliskie spełnienia kryteriów stawianych AMLRO. Jest to jeden z aspektów, stanowiących sporą trudność dla instytucji obowiązanych.
Aktualnie na rynku pracy dostępnych jest wiele ofert pracy kierowanych do kandydatów na AMLRO. Instytucje obowiązane zgłaszają problem ze znalezieniem osób spełniających wymagane kryteria, zwracają również uwagę na wyższe niż dotychczas oczekiwania finansowe kandydatów. Sytuacja ta jest wypadkową kilku czynników – przede wszystkim dotychczas rola AMLRO w wielu instytucjach obowiązanych była marginalizowana, co miało negatywny wpływ na wysokość oferowanego wynagrodzenia.
Z moich obserwacji wynika, iż wejście w życie Wytycznych EBA i Stanowiska UKNF przyczyniło się do zwiększenia prestiżu funkcji AMLRO.
3. Obowiązki realizowane przez AMLRO
Zarówno w Wytycznych EBA jak i w Stanowisku UKNF znajdziemy szczegółowy wykaz obowiązków spoczywających na AMLRO. Dotyczą one następujących obszarów:
- Opracowanie ram oceny ryzyka ML/TF
- Opracowanie polityk i procedur AML/CFT
- Monitorowanie zgodności
- Sprawozdawczość dla organu zarządzającego
- Zgłaszanie podejrzanych transakcji
- Szkolenie i podnoszenie świadomości pracowników
Uczestnicy szkolenia dedykowanego dla AMLRO, zgłaszali potrzebę dodatkowych wyjaśnień w zakresie tematu sprawozdawczości sporządzanej przez AMLRO i przez członka organu zarządzającego ds. AML/CFT. Ich zdaniem nadal brakuje informacji jak przygotować sprawozdawczość i jak zadbać o kwestie formalne aby obowiązek był prawidłowo realizowany.
Wraz ze Stanowiskiem UKNF, do rąk instytucji obowiązanych trafił Załącznik nr 1 – Zakres informacji zarządczej agregowanej przez AMLRO na potrzeby organów podmiotu nadzorowanego. Z załącznika wynika, iż niezbędny zakres okresowej (lub doraźnej) informacji zarządczej oraz rocznej informacji z działalności agregowanej przez AMLRO na potrzeby organów podmiotu nadzorowanego, powinien zawierać w szczególności dane i informacje dotyczące poniższych obszarów:
- Organizacja systemu AML w instytucji obowiązanej,
- Ocena ryzyka instytucji obowiązanej,
- Klient, transakcja okazjonalna,
- Dane statystyczne,
- Współpraca z organami zewnętrznymi.
W wielu instytucjach obowiązanych dotychczas przygotowywana sprawozdawczość wymagała dostosowania do wymogów Stanowiska UKNF – najczęściej problem stanowiło określenie odpowiedniej cykliczności sprawozdań oraz zakresu jaki powinny zawierać.
Z punktu widzenia narzędzi IT, sprawozdawczość jest obszarem, który w wielu instytucjach obowiązanych nie jest wspierany. Brak automatyzacji procesu pobierania danych zasilających sprawozdania powoduje, iż przygotowanie raportów jest bardzo czasochłonne.
Podsumowanie
Wytyczne EBA i Stanowisko UKNF jednoznacznie wskazały jak szeroki jest zakres obowiązków AMLRO, oraz jak ogromna odpowiedzialność ciąży na osobach pełniących tę rolę.
Z moich doświadczeń wynika, iż oba dokumenty wpłynęły pozytywnie na zmianę postrzegania roli AMLRO w instytucjach obowiązanych oraz na zakres wsparcia jakie AMLRO powinien otrzymywać ze strony organu zarządzającego.
Coraz więcej instytucji obowiązanych zapewnia wynagrodzenie adekwatne do zakresu obowiązków i odpowiedzialności oraz ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej chroniące swoich pracowników pełniących rolę AMLRO.
W tym miejscu warto przypomnieć, iż zgodnie z Art. 154 ustawy AML, w przypadku stwierdzenia naruszenia przez instytucję obowiązaną obowiązków, o których mowa w art. 147 lub art. 148, odpowiednie organy, mogą nałożyć na AMLRO, karę pieniężną do wysokości 1mln złotych.
AMLRO zwracają uwagę, iż jest jeszcze sporo do zrobienia, szczególnie w obszarze kompleksowego systemu kształcenia pracowników odpowiedzialnych za realizację obowiązków AML/CFT.
Kwestia ta wielokrotnie była podnoszona podczas prowadzonego przeze mnie szkolenia dedykowanego dla AMLRO w którym od początku 2023 roku wzięło udział prawie 200 uczestników.
Szczególnie trudną sytuację mają AMLRO pracujący w instytucjach obowiązanych innych niż instytucje finansowe. Sytuacja ta wynika z faktu, iż najmocniejsze wsparcie merytoryczne otrzymują właśnie instytucje finansowe, szczególnie banki – dla nich dedykowana jest większość dostępnych na rynku szkoleń oraz opracowań, mogą one również liczyć np. na dyskusje i wypracowanie jednolitych zasad pod patronatem NBP. W dobrym położeniu jest również sektor ubezpieczeń.
W zakresie wsparcia ze strony narzędzi IT sytuacja wygląda podobnie, na co zwraca uwagę GIIF w najnowszej Krajowej Ocenie Ryzyka Prania Pieniędzy oraz Finansowania Terroryzmu 2023.
